字里科技

免役于邮

电子邮件是由Ray Tomlinson (1941—2016) 于1971年发明。随万维网的出现和个人电脑的发展,电邮已经成为全球商贸最常用的传播工具。根据研究科技的公司Radicati Group估计,现时全球每天大约传送超过一千二百八十亿份电子邮件,而一个商业用户每天大约处理一百二十六份电邮。

中大的资讯科技服务处早于1995年成立香港第一个互联网交收点HKIX,为本地互联网服务供应商提供了一个集中发放站,中大自此成为香港的电邮枢纽。中大教职员、学生为教研和工作所需,每天电邮发送超过三十三万份,每位教职员平均处理二十九份;学生则为十四份。

学生处理的电邮数目比教职员少一半,原因可能是年轻一代比较喜欢以社交媒体传达讯息。市面上出现愈来愈多先进而易用、专为公司或工作间设计的社交媒体软件或平台,如Yammer、Slack以及脸书的Workplace等。中大员工也可利用Office 365这个平台联系,或设计出自己的工作流程、传阅文件等。这个平台也提供SharePoint和微软的Teams两个工具。

但选择太多的话,有时候可能会导致分心而影响效率,而新的工具也实在需要先投放时间和心力方可得心应手。按软件公司RescueTime去年的一项调查,每位用户平均每隔六分钟便检视电邮一次。加州大学的Gloria Mark教授,也发现一间大机构的员工平均每天检视电邮邮箱达七十七次。

如果要不受来自你手机或腕表的音效或震动支配,同事应该听听乔治城大学的Cal Newport教授在《纽约客》怎毈写:「现代人的正当工作,只在无休止地招呼完信息档之后所剩下的零碎时间中才进行。」

TC

本文出自《中大通讯》第543期(2019年9月)

标签
电子邮件 沟通 社交媒体 Office 365 职场 HKIX 资讯科技服务