资讯处   4.9.2011

382

施达理
利顺琼
张燕仪
 
《中大通讯》第382期 > 特写 > 不只是分数:雇员绩效评核

不只是分数:雇员绩效评核

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小学时老师发回作文,你会先看分数,还是评语?大学毕业时拿到成绩单,你在乎的是GPA的高低,还是自己在这几年到底学了多少东西、长了多少见识?到现在,每年主管把雇员绩效评核报告交到你手上时,你在意的是,分数是否5.6,还是自己有否朝自己的事业发展规划迈进了一步?


「一拿到主管填写的评核报告,第一件事就是看分数。人人都会这样,这是人性,」大学图书馆系统馆长施达理博士说。在他看来,评核报告中有关职责和工作能力的评语,才是真正告诉你有关此人的一切的内容。「他们不只是数字。真正重要的不是你拿到5.9还是3.1,而是报告整体的内容。」


奖励员工和加强沟通的制度


大学自2008年正式推行雇员绩效评核和发展制度(PRDS),至今年已踏入第四年。而大学图书馆系统,是校内非常认真执行PRDS程序,评核报告做得十分出色的部门。


施达理博士不讳言,大学最初引入这套制度时,他认为每年一次评核太麻烦了,尤其是对员工数目众多的部门而言。「但是,看到它实际的运作,看到员工的评核报告交到有关的委员会审视,获得奖励后,我现在觉得这样每年一次评核很有用。」


人事处助理处长利顺琼女士补充:「引进这种制度,给予日后人事考虑多点基础和依据。比如晋升或转长期聘用,我们可以参考前两三年的评核报告,看看他的表现是否一贯优秀。这令我们在作人事管理的决定时,更能有所依凭。」


施达理博士很赞同这点,他说,大学实行PRDS后,图书馆得以把员工的出色表现记录在案。这点十分重要,因为这些杰出员工之后可能获得鼓励和奖励,包括绩效奖赏计划、升迁或长期聘用。


他也认为绩效评核是评核员至少每年一次和下属坐下来正式地面对面详谈的机会。「比如,对于图书馆内专业职系的员工,我会留意他们职业生涯的历程,了解他们的想法,想往哪个方向发展,不管是在图书馆系统内,还是他们专业上的目标。看看我们可以提供什么协助。」


除了鼓励和奖励表现出色的同事外,PRDS的另一个出发点是促进主管与下属的沟通,厘清职责,令下属明白主管对他们的期望,主管也更能察觉下属工作上的进度、困难和专业发展。受评核员工也可透过这个制度多表达自己的意见。


人事处人事主任张燕仪女士说,这套制度刚开始推行时,许多评核员不清楚该怎样细分受评核者的职责。「比如,司机的职责不就是开车,还能怎样分百分比?我们会引导他们去思考,比如我们会问:司机除了开车,须不须要清洁车厢?对待乘客是否要有礼貌?提供服务是否要安全准时?只要稍加提示,主管们就晓得从那个方向去想。」


现在,人事处定期举办工作坊,与评核员分享写好工作描述和厘订职责的诀窍。人事处网页也有许多评核报告样本,让评核员从中参考。


例行公事?


大部分受评核的员工,每年都是做着同样的工作,面对同一个评核员。这样年复一年的绩效评核,如何才能避免成为例行公事?利顺琼谈到自己的经验:「我会去考虑我所评核的同事的工作历程,到了这个阶段,下一步会是怎样走。大家去想一想发展的空间。虽然这不一定能带来很大的改善,但互相增进沟通,才可进一步改进。」


张燕仪呼吁评核员平常多点留意同事的表现,发觉做得好的地方,要记录下来,多给予鼓励。「不然的话,一年后你可能只记得他做得好,在哪件事上怎样做得好,却说不出来,只有一个很空泛的印象。你平常要去小心留意真实的东西,这对同事才是公平的。」


至于图书馆系统,虽然对PRDS已驾轻就熟,但并不轻忽地视之为年年如是的例行公事。图书馆的管理人员根据大学规定的评核时限,设计出一个年度流程图。施达理博士说:「我们列出一些重要日期,标明须要完成的事项,包括人事处要求我们输入分数的最后限期。」图书馆员工会收到附有这一流程图、人事处通告和其他相关文件的电邮,提醒他们须谨慎依时完成。


他强调,员工的表现是会有升有跌的,有时候是受工作以外的因素所影响,而图书馆是用正面的态度来看评核,视之为协助员工发展的方法,而非负面地视之为评价审判的工具。「我常说,我们不是要惩罚表现不好的人,」他说。「对于表现欠佳的人,我们不应坐下来光批评其不是,而应看看那些人和他们的主管可以做些什么,改善他们的表现,协助他们发展。所以,绩效评核本质上是关乎持续改进的事情。」


持续改进的评核制度


大学在去年年底检讨整个制度的运作。人事处举办了四场聚焦小组讨论,并与员工工会会面,搜集意见,再请顾问公司检讨制度的施行。检讨过后,顾问公司提出一些改进建议,包括由2010–11年度起,每个部门会委派一位同事担当PRDS协调员,负责确保部门遵循PRDS的程序,并按时完成。而于下年度实施的改进措施,则包括员工每项职责比重之下限,由百分之十调整至百分之五。此外,评核员为下属作绩效评核的表现,也纳入其职责范围内。


张燕仪说:「我们希望担当评核员的同事,认真负责地做好这事情,所以由下一年度开始,评核员的上司,要看这些评核员有否尽心做好下属的绩效评核,是尽了应尽的责任,还是马马虎虎了事。因为这是他们职责的一部分。不能掉以轻心。」

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