资讯处   4.11.2012

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硕果仅存的1969至1970年《中文大学概况》中文版现已上载网上
 
《中大通讯》第406期 > 特写 > 资讯处刊物数码资料库:大学半世纪发展纪实全文上载

资讯处刊物数码资料库

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校园内有一个由资讯处管理的小仓库,外表毫不起眼,里面存放着大堆旧文稿、老照片和过期刊物,当中的每段文字、每幅影像,都是香港中文大学创校以来的成长印记。这个不可多得的文库,一直静静地等待着重见天日的时机。

五十年一遇的机会

e世代的2010年,蜕变的良机终于降临,这一切得从迎接金禧校庆说起。「中文大学明年便庆祝五十周年,届时校园将会弥漫怀旧和历史热,对往昔的文字及图片将会有很大的需求。所以,我两年前向大学申请了一笔款项,开始着手构建这个系统。」资讯处处长曹永强先生说。

其实近十多年来,资讯处的出版项目皆备有印刷版和网上版,但由于资讯科技日新月异,有需要整合和改良系统,划一所有网上刊物的版面,方便检索。曹先生指出,该处先将六种定期出版的刊物,由创刊号起全盘数码化。现时,大学刊物数码资料库除了提供文档的PDF版本,也新增了电子书和搜寻功能。一直深埋在故纸堆的中大发展点滴,已经打破时空限制,以崭新面貌展现人前。

开启珍贵校史宝库

全力支持开展数码化计划的中大副校长许敬文教授认为:「资讯处刊物制作认真精美,大学历年发生的重大事情全都记载其中。现在,是时候让这些编年史料数码化,让大家轻而易举地取用。」曹先生表示,大学刊物数码资料库于今夏完成,用家反应理想∶「测试期已经听到其他部门推许其功用,总算不费我们同事一番努力。」

资料库启建以来,最先受惠的包括中文大学发展及成就展览厅研究助理李敬坤先生∶「利用资讯处的『文章搜寻』功能,我能更快找到所需的中大资讯,相比以往需要逐页翻查,大大节省了搜集资料的时间。」

文献整全足本呈现

五十年积存的刊物,由于存档方式原始,藏书环境不太理想,加上仓库曾多次搬迁,令部分文献散佚。为寻回缺书和觅得完整版本,资讯处高级网页经理高芷玲小姐说,一班同事经常翻箱倒箧,又向政府和大学各部门查询,「作为中文大学官方资讯的提供者,我们有责任确保资料库的资料整全连贯,这样呈现出来的大学发展面貌才够全面,才能达成构建资料库的最终目标。」几经转折寻获的包括1969至1970年的《中文大学概况》中文版,是大学秘书处拥有的「孤本」。幸好推动数码化计划,濒临湮灭的文档才能与众分享。

介面美观使用简便

网上阅览资讯处的电子书会有不少惊喜。版面简洁,影像清晰,文字图像可随意放大缩小,除了提供目录、页码和内文缩图之外,还设有打印、搜寻、分享和社交网站书签功能,双语刊物另加繁体字和英文切换键,体贴用家需要。高小姐表示∶「介面功能一目了然,简单易用。我们以极为有限的人手,把刊物仔细整理、扫描、经光学字符辨识、审校、转化格式和上载,过程中遇到许多棘手问题,最终都凭同事的创意化解了。这些经验很宝贵,其他学系和部门若有意推行数码化,我们将乐意分享,譬如平台的选择、光学字符辨识软件和PDF档案编辑软件的应用等。」

追上时代迎合需求

谈到未来发展,高小姐期望资料库能进一步充实内容,涵盖歴年大学非定期出版的刊物,另一方面会考虑把数码资料作更精细的分类,以方便用家,同时会探讨如何配合手机和平板电脑等流动装置。曹先生总结指出∶「数码资料库并不停留在2012年,而是今后资讯处每出版一份或一期刊物,其网上版都会自动即时进入数码资料库,为大学提供一个方便管理而可靠的档案系统。」

中大刊物数码资料库是无尽藏,尽藏中大人、中大事、中大情。随着库门敞开,取之不竭的珍宝将源源流出,让更多人欣赏拥有。

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