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On Chinese Letter Writing


香港的大学、公营机构等,多以英文撰写电邮和公文,但不少对外书信还须以中文书写。许多人认为中文信格式和用语难以掌握,视中文信为畏途。笔者今试举以下一例,浅谈中文信格式,作引玉之砖。

【例一】

尊敬的陈大文教授钧鍳:

承蒙 台端积极支持本社之筹款活动,本社致以衷心感谢。我们致力推动青少年教育,举办多项活动,深受大众支持。我们曾邀请香江学院院长陈大文教授、基础教育协会总干事李小文女士出任活动顾问。本社今年将续办慈善晚会,特函邀请 台端出席,敬祈应允。端此,敬颂

崇祺

青年互助社主席

林志辉谨启

二零一六年七月五日

我们先说说信函的第一个部分:称谓和知照敬辞。不知道从何时开始,发信人以「尊敬的X」称呼收信人。「尊敬的」不中不西,非古非今,大可省略。如以语体文撰写信件,「钧鍳」、「大鍳」、「雅鍳」等知照敬辞,也应删掉。顺带一提,文言信的知照敬辞,显示发信人与收信人的关系,以及收信人的社会地位、职业等。譬如对长辈须用「尊鍳」,对教育界可用「讲席」,对平辈宜用「台鍳」、「大鍳」,用于吊唁则用「礼席」、「礼鍳」等。读者须仔细斟酌,避免引起误会。

发信机构以「本社」、「我们」自称,时而严肃,时而亲切,风格欠一致,似非同一人手笔,徒惹抄袭之嫌。此外,发信人在正文中复述收信人(陈大文教授)的姓名、工作机构、职衔,实在多此一举,也欠礼貌。

此信可改写如下:

【例二】

陈教授钧鍳:

敝社以促进青少年教育为宗旨,承蒙 台端鼎力支持,出任筹款活动义务顾问,不胜感纫。敝社将举办慈善晚会,诚邀 台端莅临,以增光宠,倘蒙赐允,无任欣忭,敬祈早日示覆,是所至盼。肃此奉恳,敬颂

崇祺

青年互助社总干事

林志辉谨启

二零一六年七月五日

一般来说,「敝社」、「敝校」等自称,其字体较正文小一点,表示自谦。今天多用本社、本校,则不用缩小字体。台端、阁下等尊称对方的字词,前面通常留一空格,但到了今天,缩小字体、抬头、留空位等旧规矩,也不用过分拘泥。有些私人机构以「我司」自称,应尽量避免。「我司」应为「我的公司」缩写,但「司」原解政府机关,如布政司、教育司。用「我司」不如用「本公司」或「敝公司」,那才不至于公私不分。由此可见,字词不应随意删减或组合。

This article was originally published in No. 491, Newsletter in Jan 2017.

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