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上一期我们谈过用文言文写公函,现在应该说说用语体文写信常碰到的事情。用语体文撰写信件,比文言文容易,而且格式简单,词语出于现代生活,读来或觉较为亲切。不过,也有些地方值得我们留意。限于篇幅,今天只谈语体文信函正文的开端。

近年公函常以「您好」作问候语;朋友、同事见面打招呼,也常说「您好」或「你好」。这个词盛行于内地,港澳台的公私营机构现在也都常见使用。「您好」的出处,恐怕无从稽考,估计是「您好吗」的变体或缩写,就像「我的公司」缩略成「我司」。

可是,省略了「吗」字,「您好」听上去不像通候语,反倒更像「你看来很不错」这类客套说话。朋友碰面,若对方神气清爽,对他说「你看来很不错」还可以,但假如对方健康欠佳,或工作不顺利,「你看来很不错」就有点幸灾乐祸味道。鱼雁往还,还是以亲切问候打开话匣子比较好。

一般公函有别于私人信札,不一定须要嘘寒问暖。但生意或业务上常有往来者,见对方碰上喜庆或失意事,理应致贺或慰问,才合人情世故,因此,写给合作伙伴的信,不须篇篇官样文章。我们节日或可送礼给合作密切者,但也不要忽略书信往来。言词雅洁、恰当的信函,或慰问,或致贺,能使收信人捧诵再三。

「您好」以外,「本人」、「本公司」、「本部门」等,也是公文开端常见的用字。发信人以「本人」自称,如果收信人为业务伙伴,同事或同僚,似有自矜自大之意,不利合作。一般语体文书信,以你我相称,当无不可,但通篇你我,难免予人累赘的感觉。请看以下一例:

【例一】

李处长:

本人曾于八月二日代表青少年就业促进会发信,邀请您的学校参加本会的2016年青年就业论坛。我们很荣幸得您应允出席论坛并发表演讲。我们正在编纂论坛特刊,敬请您于九月二十日前掷下不超过二百字的演讲概要,谢谢。顺祝

台安

青少年就业促进会总干事
王志华敬上

二零一六年八月二十日

 

现改写上述信件如下:


【例二】

李处长:

本会八月二日发信邀请贵校参加2016年青年就业论坛,蒙您应允出席及演讲,不胜荣幸。本会正编纂论坛特刊,敬请九月二十日前掷下二百字为限之演讲概要,谢谢。顺祝

台安

青少年就业促进会总干事
王志华敬上

二零一六年八月二十日

 

例二省略了「我们」、「您的」,仍不损例一原意。现代中文书信,「贵校」、「贵公司」、「贵部门」等称谓,不必自动改成「您的XX」。有些文言书信常用词语,好像「不胜荣幸」、「烦请」、「敬请」、「垂询」,浅白精简,与语体文不相捍格,沿用并无不可。

This article was originally published in No. 493, Newsletter in Mar 2017.

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