Newsletter No. 353

No. 353, 4.3.2010 第三五三期 二零一零年三月四日 No. 353 4 March 2010 本刊由香港中文大学资讯处出版,每月出版两期。截稿日期及稿例载于 www.cuhk.edu.hk/iso/newslter/ 。 The CUHK Newsletter is published by the Information Services Office, CUHK, on a fortnightly basis. Submission guidelines and deadlines can be found at www.cuhk.edu.hk/iso/newslter/. 促成反观内照 内部审核处在管理效率检讨的角色 Serving as a Mirror How Internal Audit Office Sees Its Role in the MER Update 内 部审核处于1993年成立,是客观独立的部门。在 职能架构上,该处处长郑婉明女士向校董会的审 核委员会负责,在行政上则向校长负责。 内部审核处的主要任务是针对校内各部门的运作和活动, 提供分析、评估和建议,以协助大学管理层和部门有效地 履行职责。除处长外,该处共有五名内部核数师,并从资 讯科技服务处借调两名人员协助审核资讯科技系统,另有 一名文员。 内部审核处由1996至2006年协助管理效率专责小组推行 校内管理效率检讨。资源调配委员会要求该处由2009至 10年度起,跟进调查校内三十九个非教学部门的管理效 率。这调查须于2012年6月前完成,目的是衡量这些部门 的人手安排,以协助大学在2012年推行本科四年制前,为 各部门制订合适的单项预算拨款。 一个获配过多资源的部门可以很有生产力,但却没有效 率。因此,部门如果能以更少的资源维持现有服务;或者 资源不变,但藉着重组步骤、工序或架构来加强服务,才 能说这个部门效率改善。 郑处长相信,部门的资源应用于何处,如何按照需要调 度,最清楚的莫过于该部门主管和同事。因此她强调: 「这次跟进调查是内部审核处和其他部门共同努力的过 程。内部核数师不能创造奇迹,我们也没有水晶球,无法 独力判断真正所需的资源。本处的工作是与部门通力合 作,搜集数据和分析,使部门的管理者对自己的运作和资 源有真实的自我评估。」 大学内部审核处进行跟进调查时所扮演的角色,简单来 说,是为受审核的部门提供一面镜子,让部门管理层(一) 看到自己现在提供服务或工作时,是如何运用部门的资 源;(二)判断以跟现有相若的资源,是否能应付2012年的 工作量。内部核数师不是样样皆能,所以遇到专门领域, 内部审核处会聘请校外顾问协助。 效率的量度毕竟不是精确科学,如郑处长所说:「这是一 门平衡资源和部门的目标、任务和文化的艺术。」 郑处长说:「内部审核是优良管治不可或缺的一环。大多 数有规模的组织都会设立客观和独立的部门去执行内部 审核。」其他本地大学都有自己的内部审核部门,或者把 服务外判给国际审计事务所。 审计可以是一件吃力不讨好的工作,并非人人对内部核数 师都会张臂相迎。郑处长说也曾遇过多疑的当事人,但凭 着诚恳和着重主动沟通的性格,最终都能把对方不必要 的疑虑消弭于无形。她说:「内部审核不但需要专业知识, 还要具备耐心和丰富的人际沟通技巧。如能对他们的疑虑 给以适当的关注,最难相处的人都会成为友善和有助的同 事。」郑处长说,感到自己和内部审计团队能助大学改善, 是她工作满足感的来源。 T he Internal Audit Office (IAO) was set up in 1993 as an objective and independent office. The director of Internal Audit, Mrs. Kim-Hong Thi Cheng, reports functionally to the Audit Committee under the University Council and administratively to the Vice- Chancellor. The principal mission of IAO is to assist the University’s management and operating units in the effective discharge of their responsibilities by furnishing them with analyses, appraisals, and recommendations concerning the operations or activities reviewed. In addition to the director, IAO has five internal auditors, two IT auditors on secondment from the Information Technology Services Centre, and a general clerk. IAO assisted the University’s Task Force on Management Efficiency to perform Management Efficiency Reviews (MER) of central administrative units in 1996–2006. Starting from 2009–10, the Resource Allocation Committee is commissioning IAO to complete MER Update for 39 non-teaching units by June 2012. The MER Update is to determine the right manpower level for each non-teaching unit so that the University can formulate an appropriate one-line budget for the unit in view of a four-year normative undergraduate curriculum which will start in 2012. A unit can be very productive in output yet inefficient if it is given overabundant resources. Therefore, efficiency can be enhanced if (a) a unit can maintain the same output with fewer resources, or (b) the unit (续下页 To be continued ) 郑婉明女士(中)与内部审核处同事 Mrs. Kim-Hong Thi Cheng (centre) and her colleagues

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