Newsletter No. 382

2 No. 382, 4.9.2011 不只是分数 雇员绩效评核 More than Numbers Employee Performance Review 时?只要稍加提示,主管们就晓得从那个方向去想。」 现在,人事处定期举办工作坊,与评核员分享写好工作描 述和厘订职责的诀窍。人事处网页也有许多评核报告样 本,让评核员从中参考。 例行公事? 大部分受评核的员工,每年都是做着同样的工作,面对同 一个评核员。这样年复一年的绩效评核,如何才能避免成 为例行公事?利顺琼谈到自己的经验:「我会去考虑我所 评核的人的工作历程,到了这个阶段,下一步会是怎样走。 大家去想一想发展的空间。虽然这不一定能带来很大的改 善,但互相增进沟通,才可进一步改进。」 张燕仪呼吁评核员平常多点留意同事的表现,发觉做得好 的地方,要记录下来,多给予鼓励。「不然的话,一年后你 可能只记得他做得好,在哪件事上怎样做得好,却说不出 来,只有一个很空泛的印象。你平常要去小心留意真实的 东西,这对同事才是公平的。」 至于图书馆系统,虽然对PRDS已驾轻就熟,但并不轻忽 地视之为年年如是的例行公事。图书馆的管理人员根据大 学规定的评核时限,设计出一个年度流程图。施达理博士 说:「我们列出一些重要日期,标明须要完成的事项,包括 人事处要求我们输入分数的最后限期。」图书馆员工会收 到附有这一流程图、人事处通告和其他相关文件的电邮, 提醒他们须谨慎依时完成。 他强调,员工的表现是会有升有跌的,有时候是受工作以 外的因素所影响,而图书馆是用正面的态度来看评核,视 之为协助员工发展的方法,而非负面地视之为评价审判的 工具。「我常说,我们不是要惩罚表现不好的人,」他说。 「对于表现欠佳的人,我们不应坐下来光批评其不是,而 应看看那些人和他们的主管可以做些什么,改善他们的表 现,协助他们发展。所以,绩效评核本质上是关乎持续改 进的事情。」 持续改进的评核制度 大学在去年年底检讨整个制度的运作。人事处举办了四场 聚焦小组讨论,并与员工工会会面,搜集意见,再请顾问公 司检讨制度的施行。检讨过后,顾问公司提出一些改进建 议,包括由2010 – 11年度起,每个部门会委派一位同事担 当PRDS协调员,负责确保部门遵循PRDS的程序,并按时 完成。而于下年度实施的改进措施,则包括员工每项职责 比重之下限,由百分之十调整至百分之五。此外,评核员为 下属作绩效评核的表现,也纳入其职责范围内。 张燕仪说:「我们希望担当评核员的同事,认真负责地做 好这事情,所以由下一年度开始,评核员的上司,要看这 些评核员有否尽心做好下属的绩效评核,是尽了应尽的责 任,还是马马虎虎了事。因为这是他们职责的一部分。不 能掉以轻心。」 小 学时老师发回作文,你会先看分数,还是评语?大 学毕业时拿到成绩单,你在乎的是GPA的高低,还 是自己在这几年到底学了多少东西、长了多少见识?到现 在,每年主管把雇员绩效评核报告交到你手上时,你在意 的是,分数是否5.6,还是自己有否朝自己的事业发展规划 迈进了一步? 「一拿到主管填写的评核报告,第一件事就是看分数。人 人都会这样,这是人性,」大学图书馆系统馆长施达理博 士说。在他看来,评核报告中有关职责和工作能力的评语, 才是真正告诉你有关此人的一切的内容。「他们不只是数 字。真正重要的不是你拿到5.9还是3.1,而是报告整体的 内容。」 奖励员工和加强沟通的制度 大学自2 0 0 8年正式推行雇员绩效评核和发展制度 (PRDS),至今年已踏入第四年。而大学图书馆系统,是 校内非常认真执行PRDS程序,评核报告做得十分出色的 部门。 施达理博士不讳言,大学最初引入这套制度时,他认为每 年一次评核太麻烦了,尤其是对员工数目众多的部门而言。 「但是,看到它实际的运作,看到员工的评核报告交到有 关的委员会审视,获得奖励后,我现在觉得这样每年一次 评核很有用。」 人事处助理处长利顺琼女士补充:「引进这种制度,给予日 后人事考虑多点基础和依据。比如晋升或转长期聘用,我 们可以参考前两三年的评核报告,看看他的表现是否一贯 优秀。这令我们在作人事管理的决定时,更能有所依凭。」 施达理博士很赞同这点,他说,大学实行PRDS后,图书馆 得以把员工的出色表现记录在案。这点十分重要,因为这 些杰出员工之后可能获得鼓励和奖励,包括绩效奖赏计 划、升迁或长期聘用。 他也认为绩效评核是评核员至少每年一次和下属坐下来 正式地面对面详谈的机会。「比如,对于图书馆内专业职 系的员工,我会留意他们职业生涯的历程,了解他们的想 法,想往哪个方向发展,不管是在图书馆系统内,还是他 们专业上的目标。看看我们可以提供什么协助。」 除了鼓励和奖励表现出色的同事外,PRDS的另一个出发 点是促进主管与下属的沟通,厘清职责,令下属明白主管 对他们的期望,主管也更能察觉下属工作上的进度、困难 和专业发展。受评核员工也可透过这个制度多表达自己的 意见。 人事处人事主任张燕仪女士说,这套制度刚开始推行时, 许多评核员不清楚该怎样细分受评核者的职责。「比如, 司机的职责不就是开车,还能怎样分百分比?我们会引导 他们去思考,比如我们会问:司机除了开车,须不须要清 洁车厢?对待乘客是否要有礼貌?提供服务是否要安全准 W hat did you read first when you received your writing assignment from your teacher in primary school? The grade or the comments? What did you consider more important when you got your transcript upon graduation from university? The GPA or what you learned all those years? Now, what do you care the most about when your supervisor hands you your performance review report? Whether you got 5.6 in the overall rating or whether you have made progress on your chosen career path? ‘When they get the reports filled in by their reviewers, they’ll go straight to the overall ratings. Everybody does it. It’s a natural human thing,’ said Dr. Colin Storey, University Librarian of the University Library System (ULS). He believes that what really says something about an individual is the parts about his or her accountabilities and competency. ‘They’re not just about a ratings number. It’s the whole report that is really critical, not simply the fact that they get 5.9 or 3.1.’ A System Aimed at Awarding Employees and Facilitating Communication This year sees the fourth review cycle since the introduction of the Performance Review and Development System (PRDS). The ULS is one of the departments in the University that have conducted productive performance reviews and produced well-written review reports. Dr. Storey admitted that when the system was introduced, he thought that an annual review was too much, particularly for departments with larger staff numbers. ‘But now seeing it in practice, and seeing those reports going to relevant committees for rewards, I can understand how an annual one is quite useful.’ Ms. Lee Shun-king Corinna, assistant director of personnel at the Personnel Office (PO), added, ‘The system has provided us with a basis for human resource management decisions. For example, in cases of offering somebody promotion or a continuous contract, we can track their performance review reports to see if their performance has been consistently good. This provides us with some justification.’ Dr. Storey agrees with her. He believes that the PRDS allows his line managers to identify and track the progress of excellent staff, and place it on record. ‘This is crucial, since they may be rewarded later, either through the Performance-Linked Reward Scheme, by promotion or continuous appointment.’

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